Ventajas de usar SharePoint en la gestión documental
La gestión documental o gestión de documentos es un conjunto de normas empleadas para capturar, almacenar y recuperar los documentos y archivos de todo tipo, recibidos y creados en una organización.
¿De qué hablamos en este post?
Qué es la gestión documental
Todos los días, en todas las empresas, llegan documentos tanto en papel como en formato electrónico y debemos almacenarlos de forma correcta. Por ejemplo, una factura que viene por correo ordinario se puede leer y contabilizar. Sin embargo, esa factura corresponde a una contratación, pedido o compra realizada por la empresa, probablemente de forma telemática.
Dicho pedido podría ser un registro electrónico y eso significa que tenemos dos documentos relacionados que deben mantenerse referenciados, y que sin embargo se almacenan de forma distinta. Para hacerlo todo de forma eficiente utilizamos sistemas de gestión documental que nos permiten organizar, capturar, digitalizar, etiquetar, aprobar y completar tareas utilizando versiones digitales de los documentos almacenados.
Para ello lo mejor es usar un software de gestión documental como Microsoft SharePoint, que se encarga de controlar y organizar los documentos en sus formatos digitales, incorporando capturas y contenido. Y utilizando flujos de trabajo, repositorios de documentos, sistemas de salida, sistemas de control de versiones, etcétera.
Principales ventajas de usar gestores documentales
Localización central de documentos
Los sistemas de gestión documental funcionan como repositorios centrales para todos los documentos, pudiendo acceder en cualquier momento a los mismos, así como compartirlos de forma sencilla.
Seguridad de los documentos
Los sistemas de gestión documental permiten proteger la información confidencial mediante distintos tipos de medidas de seguridad y un control de acceso basado en roles, por lo que únicamente se mostraran determinados documentos a los usuarios que tengan los roles pertinentes. Además, gracias a las copias de seguridad en la nube, nos aseguramos que dichos documentos permanecerá intactos en caso de pérdida de los originales.
Mejora el flujo de trabajo
Con sistemas de etiquetas, categorías y subcategorías, los documentos se vuelven más fáciles de organizar, localizar y recuperar. Una búsqueda con palabras clave y encontramos lo que necesitamos. Por lo tanto, mejoramos la eficiencia del trabajo, ahorrando tiempo y dinero a la empresa.
Historial de versiones del documento
El trabajo colaborativo exige en la actualidad que diferentes miembros de un equipo puedan trabajar sobre el mismo archivo. Máxime en entornos de trabajo en los que sus miembros pueden encontrarse en lugares dierentes; trabajar sobre un documento único es requisito imprescindible. Lo mismo que es fundamental contar con el historial de versiones. Esto nos permite recuperar versiones anteriores, recuperar los cambios y ver qué ususario ha introducido cada modificación.
SharePoint, tu software de gestión documental en la nube
Elegir como software de gestión documental SharePoint tiene otras ventajas asociadas, al formar parte de la suite de productos de Microsoft. Y es que el paquete Office (actualmente llamado Micrsoft 365) cuenta con las herramientas más consolidades para edición de archivos de texto, hojas de cálculos, presentaciones, etc.
Trabajar con todo el paquete de Office 365 ofrece un amplio repertorio de posibilidades. Además, te permite compartir tus documentos de forma sencilla con cualquier miembro de tu equipo. O adjuntar los archivos a las tareas que estén asignadas.
Si quieres ampliar la información sobre el uso de SharePoint como gestor documental o solicitar una demo, puedes hacerlo aquí.
