Herramientas de teletrabajo. ¿Está tu empresa preparada?

El teletrabajo es un método cada vez más frecuente en las empresas. Se trata de una forma más cómoda de desempeñarse en un puesto laboral, en algunos casos, por temas de desplazamiento y conciliación de la vida personal. Tanto los empleados como los superiores comienzan a sumarse a esta iniciativa que, por supuesto puede traer inconvenientes. Sin embargo, existen las herramientas indicadas para acabar con esos posibles problemas de interactuación entre el equipo de trabajo.

La modernización de los métodos de trabajo ha traído aplicaciones muy útiles para abrir nuevas vías de comunicación. Estos avances han llevado a las empresas a facilitar las acciones y permitir la interactuación entre departamentos. Eso sin olvidarnos de la accesibilidad que ahora tienen también los miembros del equipo que se encuentren fuera de la oficina.

Estas herramientas de teletrabajo ofrecen infinidad de posibilidades. Desde compartir la pantalla hasta realizar videoconferencias. Esta última opción hay que tenerla muy en cuenta, pues también sirve para concertar reuniones con los clientes sin necesidad de realizar un desplazamiento.

¿Y cuáles son algunas de estas aplicaciones, dentro de las posibilidades de Office 365?

• Skype. Destaca como método para realizar videollamadas, ya sea entre dos personas o en grupo, y servicio de mensajería instantánea, pues se puede escribir a alguien aunque este no esté conectado. En este último caso, el destinatario recibirá una notificación para avisarle de que tiene un nuevo mensaje. Además, otra de las ventajas de Skype es que permite enviar archivos.
• Teams. Esta nueva apuesta de Microsoft es todo un hallazgo. No solo puede usarse como servicio de chat y videoconferencia. También permite el acceso a las distintas aplicaciones, sean o no de Microsoft, compartir documentos que se pueden editar en línea, acceder a un sitio web o compartir pantalla. Eso sin contar la posibilidad de difundir un panel de Power BI e incluso un plan de Planner.

Microsoft Teams, la aplicación deseada para el teletrabajo

Teams es un mundo de posibilidades. Dentro de todo lo que tiene para optimizar el trabajo en equipo, vamos a contaros algunos de los aspectos básicos de sus funciones. Una forma de conocer más a fondo de qué se trata.

1. En la pestaña de Actividad, podemos ver los compañeros que se encuentran en línea y los grupos a los que pertenecemos. Aquellas conversaciones en negrita son las que están pendientes de leer. De todas formas, no hay que estar muy pendiente de eso si contamos con que la aplicación siempre notifica de las conversaciones pendientes de leer.
2. Al entrar en la ventana de Chat, iniciamos la conversación. No solo se puede hablar con la persona o el grupo en cuestión. También permite consultar los archivos que se han enviado en otras fechas o incluso las reuniones grabadas, una utilidad muy importante para no perderse nada.
3. En Equipos, se muestran las divisiones de la empresa, agrupando a los miembros de cada departamento para crear una vía donde la comunicación sea más fluida que por continuos correos. Para no perder el hilo, puede mencionarse a la persona a la que se quiere dirigir.
4. El Calendario se enlaza con Outlook para consultar las reuniones y tareas pendientes que registremos por esta otra plataforma.
5. La Llamada es la función más interesante para comunicarse con otro compañero. No solo permite hacer llamadas y videollamadas, también compartir la pantalla, grabar la reunión, hablar en grupo…
6. Desde la pestaña Archivos accedemos a documentos rápidamente.
7. Por último, pero no menos importante, Aplicaciones da acceso a otras herramientas para optimizar y mejorar el rendimiento laboral

Para completar la información, Microsoft ha publicado un artículo muy interesante sobre cómo dar soporte en remoto a los trabajadores.